前回は、税務調査で嘘がなぜわかるのかについて解説しました。

 

税務調査では、申告書や帳簿だけでなく、通帳、請求書、契約書、レジデータ、業務日報、メール、取引先資料など、さまざまな情報が確認されます。

 

そして、税務署が必要と判断した場合には、納税者本人だけでなく、取引先、外注先、金融機関などに対して確認が行われることがあります。これを一般に「反面調査」といいます。

 

反面調査の怖さは、自社の説明だけでは済まない点にあります。自社の帳簿上は整っているように見えても、取引先側の帳簿、通帳、請求書、納品書、作業記録、発送記録などと照合されれば、矛盾が明らかになることがあります。

 

今回は、全2回の第2回として、反面調査では実務上どこまで確認されるのかを、外注費、修繕費、商品取引、制作費・広告宣伝費などを例に解説します。

   

反面調査とは何か

反面調査とは、税務署が納税者本人だけでなく、取引先や金融機関などの第三者に対して、取引内容や金銭の流れを確認する調査です。

 

たとえば、売上の計上漏れが疑われる場合には、売上先に対して「この会社にいつ、いくら支払ったのか」「請求書や納品書は残っているか」と確認されることがあります。

 

外注費や仕入が疑われる場合には、支払先に対して「本当にその業務を行ったのか」「請求内容は実態に合っているか」「支払を受けた後のお金の流れはどうなっているか」と確認されることがあります。

 

また、預金の動きが不自然な場合には、金融機関に対して口座の入出金状況が確認されることもあります。

 

反面調査は、単に「相手先に請求書の有無を確認するだけ」のものではありません。実際には、取引の実在性、金額の妥当性、業務の履行状況、資金の流れまで確認されることがあります。

 

反面調査では「請求書があるか」だけでは終わらない

税務調査で外注費、修繕費、仕入、広告宣伝費、制作費などの支出が問題になった場合、調査官は請求書や領収書の有無だけを確認するわけではありません。

 

請求書があっても、それだけで取引の実在性が認められるとは限りません。

 

重要なのは、その請求書に書かれている内容どおりの実体があるかどうかです。

 

実際に業務が行われたのであれば、通常はその周辺にさまざまな記録が残ります。たとえば、見積書、発注書、契約書、納品書、作業日報、工事記録、写真、発送記録、メール、チャット、材料の仕入記録、在庫の動き、成果物などです。

 

一方で、架空取引や水増し取引の場合は、請求書だけはあっても、その周辺資料が不自然になります。

 

税務調査では、この「周辺資料との整合性」が確認されます。

 

つまり、「書類を作っておけば大丈夫」という考え方は非常に危険です。反面調査では、取引先側の帳簿や資料と照合されるため、実態のない取引はどこかで矛盾が出ます。

 

 

外注費は「誰が・いつ・何をしたか」まで確認される

外注費は、税務調査で特に確認されやすい項目です。

 

たとえば、外注費として多額の支払いがある場合、調査官は外注先に対して、実際にその仕事を請け負ったのか、作業日はいつか、作業場所はどこか、実際に作業した人は誰か、どのような業務を行ったのか、報酬の計算根拠は何か、といった点を確認することがあります。

 

建設業や設備工事業であれば、現場名、作業日、出面表、工事記録、作業写真、元請とのやり取りなどが確認されます。

 

システム開発、デザイン、動画制作、ホームページ制作などであれば、納品物、制作データ、修正履歴、打ち合わせ記録、担当者の作業内容などが確認されることがあります。

 

特に、親族、知人、元従業員、関係会社などへの外注費は、実態確認が厳しくなりやすい部分です。

 

形式上は外注費として処理していても、実際には業務をしていない、金額が過大である、支払ったお金が代表者に戻っている、名義だけを借りているといった場合には、反面調査で矛盾が出やすくなります。

 

たとえば、外注先が「作業をした」と説明しても、その日に別の現場にいた記録がある、作業に必要な人員や設備がない、材料や交通費の記録がない、納品物が存在しない、という状況であれば、取引の実在性を疑われます。

 

外注費は、請求書だけでなく、「誰が、いつ、どこで、何をしたのか」を説明できる状態にしておくことが重要です。

 

修繕費は工事記録や写真、材料の動きまで見られる

修繕費についても、請求書や領収書だけで判断されるわけではありません。

 

建物、機械、車両、設備などの修繕費については、何を修繕したのか、どの部分を直したのか、修繕前後の写真はあるか、工事記録や作業報告書はあるか、材料や部品を実際に使用した形跡があるか、金額が工事内容に見合っているかなどが確認されます。

 

工事業者側に対して、当日の作業記録、職人の手配状況、材料の仕入記録、外注先への再委託の有無、現場写真などが確認されることもあります。

 

また、修繕費として処理していても、内容によっては資本的支出に該当する場合があります。

単なる原状回復なのか、設備の価値を高める改良なのか、耐用年数を延ばすような支出なのかも確認されます。

 

実際には工事を行っていないにもかかわらず請求書だけを作成した場合、工事記録や材料の動き、現場写真、作業員の手配状況と整合しません。

 

反面調査では、こうした周辺情報まで確認されるため、書類だけを整えても十分ではありません。

 

商品取引では発送方法・発送日・在庫の動きまで確認される

商品の売買についても、反面調査では細かく確認されることがあります。

 

たとえば、売上除外や架空仕入が疑われる場合には、納品書、送り状控え、配送業者の記録、発送日、到着日、発送先住所、在庫管理表、棚卸表、仕入先の出荷記録、販売先の受領記録、返品記録、代金の入金記録などが確認されます。

自社では「商品を仕入れた」と説明していても、仕入先側に出荷記録がなければ矛盾が生じます。

 

反対に、自社では売上を計上していなくても、販売先側に納品書や支払記録が残っていれば、売上漏れを疑われる可能性があります。

商品の取引は、数量、単価、在庫、発送、入金がつながっています。そのため、請求書だけを整えても、在庫の動きや物流の記録、相手先の帳簿と照合されると、不自然な点が出やすいのです。

 

特に、期末前後の取引は注意が必要です。

 

期末に売上を翌期へずらしていないか、仕入や在庫の計上が適正か、棚卸資産の計上漏れがないかなども確認されます。 商品取引では、請求書や領収書だけでなく、実際に商品が動いたことを示す記録を残しておくことが重要です。

 

制作費・広告宣伝費は成果物と制作過程まで確認される

ホームページ制作費、動画制作費、チラシ制作費、デザイン費、広告運用費なども、税務調査で確認対象となることがあります。

 

このような支出では、実際の成果物があるか、納品日はいつか、制作過程のデータはあるか、打ち合わせ記録はあるか、デザイン案や修正履歴は残っているか、広告配信の実績データはあるか、支払額と成果物の内容に合理性があるかなどが確認されます。

 

高額な制作費を支払っているにもかかわらず、成果物が確認できない、制作会社側に作業記録がない、広告配信の実績がない、制作に要した外注費や人件費の記録がない、といった場合には、架空経費や過大経費を疑われる可能性があります。

 

また、制作会社側に反面調査が行われると、請求書、入金記録、担当者、外注先、制作データ、広告管理画面の履歴などが確認されることもあります。

 

広告宣伝費や制作費は、内容が目に見えにくい支出であるため、説明できる資料を残しておくことが重要です。

 

成果物がある場合には、そのデータや納品日を保存しておく。広告運用であれば、配信実績や管理画面の記録を保存しておく。制作過程のやり取りも、できる限り残しておくことが望ましいです。

 

取引先と口裏を合わせても、矛盾は必ず出る

反面調査で特に注意すべきなのは、取引先と口裏を合わせても、完全に整合させることはほぼ不可能だという点です。

 

たとえば、架空外注費について、支払先と「実際に仕事をしたことにしよう」と話を合わせたとしても、作業日と現場の予定が合わない、外注先にその作業を行う人員や設備がない、材料や部品の仕入記録がない、交通費や宿泊費などの周辺記録がない、納品物や成果物が存在しない、メールやチャットのやり取りが不自然、入金後すぐに現金で引き出されている、引き出した現金の使途が説明できない、といった形で矛盾が出ます。

 

税務調査では、一つの資料だけを見て判断するのではありません。

自社の帳簿、取引先の帳簿、通帳、請求書、納品書、物流記録、作業記録、担当者の説明など、複数の情報を横断して確認します。

 

そのため、「請求書を作れば大丈夫」「相手と話を合わせれば大丈夫」という考え方は非常に危険です。

事実と異なる取引は、どこかで整合性が崩れます。

 

さらに、口裏合わせや共謀が疑われると、単なる経費否認の問題では済まなくなる可能性があります。

意図的に事実を隠した、架空取引を作って所得を圧縮した、資金を戻す仕組みを作っていたと見られれば、重加算税のリスクも高まります。

 

反面調査を恐れて嘘を重ねるほど、問題は大きくなります。

 

反面調査を避けるために大切なこと

反面調査は、税務署が必要と判断した場合に行われるものです。納税者側が必ず止められるものではありません。

 

ただし、日頃から資料を整理し、税務調査時に取引の実態を説明できる状態にしておくことで、外部確認の必要性を下げられる場合があります。

 

外注費であれば、契約書、発注書、作業内容、納品物、支払記録を整理しておく。

 

修繕費であれば、見積書、工事記録、作業報告書、修繕前後の写真、材料の記録を残しておく。

 

商品取引であれば、納品書、発送記録、在庫表、棚卸表、入金記録を確認できるようにしておく。

 

制作費や広告宣伝費であれば、成果物、制作過程、広告配信実績、打ち合わせ記録を保存しておく。

 

このような資料が整っていれば、税務調査でも落ち着いて説明することができます。 反対に、資料がない、説明が変わる、取引先と口裏を合わせるといった対応は、調査官の疑いを深める原因になります。

 

まとめ

反面調査では、取引先や金融機関に対して、取引内容や金銭の流れが確認されます。

 

確認されるのは、請求書や領収書の有無だけではありません。

 

外注費であれば、誰が、いつ、どこで、何をしたのか。

 

修繕費であれば、どの部分を修繕し、どのような作業が行われたのか。

 

商品取引であれば、商品がいつ、どのように発送され、在庫や入金と整合しているか。

 

制作費や広告宣伝費であれば、成果物や制作過程、広告配信実績があるか。

 

このような点まで確認されることがあります。

 

税務調査で大切なのは、嘘をついて乗り切ろうとすることではありません。

 

事実を整理し、資料に基づいて、誠実に説明できる状態にしておくことです。

 

過去の処理に不安がある場合や、税務調査への対応に迷う場合は、早めに税理士へ相談し、どの資料を準備すべきか、どのように説明すべきかを整理しておくことが重要です。

 

 

税務調査に関して不明な点があれば、弊所までお気軽にお尋ねください。

 

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